Am Ende eines langen Arbeitstages haben wir so oft viel weniger geschafft, als wir uns eigentlich vorgenommen haben. Ohne zu wissen, wo unsere Zeit wirklich geblieben ist. Damit das nicht mehr passiert, gilt es, die schlimmsten Zeitfresser zunächst einmal zu identifizieren. Wir zeigen sie auf und geben Tipps, wie das mit dem Zeitmanagement in Zukunft besser klappt.

Zeit ist heutzutage eines unserer wertvollsten Güter. Kaum jemand hat genug davon. Deshalb sollten wir sie eigentlich auch nicht vertrödeln. Dennoch erleben wir es gerade im Beruf tagtäglich, dass wertvolle Zeit uns nahezu entgleitet und Stress ausbricht.

1. Die Kollegen-Falle

Wer kennt das nicht: Sie wollten eigentlich nur kurz zum Kopierer und sofort wieder zurück an den Platz – da stehen die Kollegen auf dem Flur und plaudern über das Fußballspiel vom Vorabend. Oder über die Sekretärin, die gerade ihr Baby bekommen hat. Und wussten Sie schon, dass der mit dem …? Ein Plausch unter Arbeitskollegen ist schön und auch wichtig, um den Zusammenhalt zu stärken. Dennoch raubt er viel Zeit, die sie eigentlich zum Arbeiten benötigen. Um effizient mit Ihren Aufgaben voranzukommen, sollten Sie diesen Austausch in die Mittagspause legen. Oder ganz entspannt in den Feierabend – davon profitiert am Ende auch Ihre Work-Life-Balance.

2. Fehlende Struktur

Sie kommen morgens an den Schreibtisch und sehen vor lauter Wald die Bäume nicht – und wissen bei den ganzen Aufgaben nicht, mit welcher Sie zuerst starten sollen? Dann fehlt Ihnen keine Zeit, sondern eine Struktur.
Die ALPEN-Methode kann da Abhilfe schaffen. Mit dieser Art To-do-Liste können Sie ganz einfach Ihren ganzen Tag planen.
Im ersten Schritt gilt es,

1. Aufgaben zu notieren. Welche Termine und Aktivitäten sind geplant?
2. Anschließen schätzen Sie die Länge dieser Aufgaben ein.
3. Drittens: Pufferzeiten einplanen.
4. Danach treffen Sie Entscheidungen, das heißt, Sie setzen Prioritäten.
5. Zum Schluss folgt die Nachkontrolle: Macht diese Planung Sinn? Diese Kontrolle erfolgt auch am Ende des Arbeitstages. So können Sie am nächsten Tag nicht abgearbeitete Punkte wieder nach dieser Methode einplanen.

3. Das Internet: Fluch und Segen zugleich

Ohne das World Wide Web funktioniert heute nichts mehr. Das Internet erleichtert unsere Arbeit zum einen, ist allerdings auch einer der größten Zeitfresser überhaupt. Selbst wenn Sie etwas für Ihre eigentliche Aufgabe im Netz nachschlagen, können Sie schnell mit einem Klick zu viel in komplett andere Welten abdriften – und plötzlich ist da dieser spannende Artikel oder das lustige Video. Wir lassen uns viel zu schnell ablenken. Um das zu vermeiden, gilt es, sich das zunächst bewusst zu machen. Tatsächlich helfen kleine Pausen aber auch, um unsere Konzentration zu steigern. Allerdings sollten Sie sich hier feste Zeiten setzen. Eine kurze Durchschnaufpause sollte alle 60 bis 90 Minuten erfolgen. Dann dürfen Sie auch ruhigen Gewissens das witzige Katzenvideo schauen.

4. Ping! Sie haben eine Mail.

Ständig ploppen E-Mails auf, im internen Chatprogramm wird wild über die Mittagspausenpläne diskutiert und die Push-Mitteilungen auf dem Smartphone erinnern Sie an den Geburtstag des Kollegen. Diese akustische und auch visuelle Reizüberflutung sorgt dafür, dass Sie immer wieder aus Ihren To-dos herausgerissen werden. Die einfachste Lösung gegen diese Zeitfresser: Stellen Sie diese Benachrichtigungen möglichst ab oder zumindest auf lautlos. Viele Programme kann man auch nur temporär ausschalten, zum Beispiel, wenn Sie eine wichtige Aufgabe unbedingt in der nächsten Stunde erledigen müssen.

5. Das geht noch besser, schneller, effizienter

Sie haben wahnsinnig viel Motivation und sprühen nur so vor Produktivität – und dennoch kommen Sie mit Ihren Aufgaben einfach nicht voran? Dann stellen Sie sich aufgrund Ihres Perfektionismus‘ wohl selbst ein Bein. Denn es bringt nichts, sich bei dringenden Aufgaben in Details zu verrennen und so wichtige Zeit zu verlieren. Zudem ist es schwierig, wenn Sie unbedingt alles selbst erledigen möchten – auch wenn Multitasking heute als positive Eigenschaft gewertet wird. Lernen Sie stattdessen, bestimmte Aufgaben zu delegieren und sich auf Ihre Stärken zu konzentrieren. Wichtiger als Perfektionismus ist am Ende ein perfektes Zeitmanagement.

6. Warte, ich helfe dir kurz

Empathie und Hilfsbereitschaft sind tolle Eigenschaften, die Sie im Alltag unbedingt beibehalten sollten. Im Job sind diese natürlich auch wichtig – doch lernen Sie, hier Grenzen zu setzen. Sie können nicht immer zur Stelle sein und an allen Fronten unterstützen. So bleiben die eigenen wichtigen Dinge nur liegen. Lernen Sie, auch mal „Nein“ zu sagen. Sollte eine Kollegin oder Kollege dennoch Hilfe benötigen, für die Sie der beste Ansprechpartner sind, stellen Sie einen festen Termin für alle ein. So können Sie sich vorab darauf einstellen und Ihre Zeit besser einteilen.

Extra-Tipp

Zeitfresser sind ärgerlich und kommen oft von außen: Chefs, die mit Deadlines drohen, Kollegen, die ablenken und stören, oder E-Mails, die Sie unbedingt sofort beantworten müssen. Doch fehlende Zeit im Job hat auch häufig mit einem mangelnden Selbstmanagement zu tun. Dagegen gibt es jedoch viele verschiedene Methoden und Systeme, die den Berufsalltag besser strukturieren. Neben der bereits vorgestellten ALPEN-Methode gibt es beispielsweise das Eisenhower-Prinzip, das anstehende Aufgaben in Kategorien unterteilt und sich nach Dringlichkeit sortiert. Die ABC-Analyse hilft, Wesentliches von Unwesentlichem zu trennen.

Fazit

Um im Job erfolgreich zu sein, ist ein gutes Zeitmanagement unabdingbar.

Nutzen Sie Ihre Zeit also auch mal, um sich mit sich selbst und Ihrer Zeitplanung auseinanderzusetzen. Das verhindert Stress und verleiht Ihrem Arbeitsalltag mehr Struktur.

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